Så funkar vår styrelse

Vad gör styrelsen?

Varje styrelse arbetar lite olika, men det finns vissa grundläggande uppgifter som måste utföras. Hur arbetet fördelas bestämmer styrelsen själv. Bland de viktigaste uppgifterna ingår att besluta om medlemskap, hantera delar av ekonomin, kommunikation till medlemmar och se till att fastigheten sköts ordentligt.

I vår styrelse försöker vi ta vara på varandras styrkor och strävar efter att arbeta på ett organiserat och strukturerat sätt. Vi arbetar digitalt, transparent och målet är att agera i medlemmarnas ekonomiska intresse.

Vilka roller finns i styrelsen?

Det finns några lite mer fasta roller: ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör. Dessa har mer specifika ansvarsområden men kan också driva andra frågor utifrån intresse. Övriga medlemmar i styrelsen är ledamöter och suppleanter.

Får man ersättning?

Ja, styrelsearvode utgår för arbetet och det är under föreningsstämman som medlemmarna beslutar om beloppet. Det är ingen stor inkomst men en trevlig liten bonus för ditt engagemang.

Tar styrelsen någon hjälp utifrån?

Självklart! Styrelsen består av frivilliga medlemmar och vi tar hjälp av professionella förvaltare inom ekonomi och fastighetsskötsel. Vi tar också gärna emot stöd från andra medlemmar med specialkunskaper eller stort intresse i specifika frågor.

Hur ofta har styrelsen möten?

Vanligtvis hålls cirka 12 styrelsemöten per år. På mötena hanteras medlemsansökningar, ekonomisk uppföljning och fastighetsfrågor. Inför mötena kan vi även få rådgivning från vår tekniska- och ekonomiska förvaltare.

Hur långa är mötena?

Mötena brukar vara 2 – 2,5 timmar. Ju bättre förberedelser, desto kortare blir mötena. För att mötena ska vara så produktiva som möjligt och för att ge förutsättningar för engagemang, hålls mötena främst fysiskt på plats i föreningens styrelserum.

Hur länge sitter man i styrelsen?

Vanligtvis väljs ledamöter och suppleanter in för en period på 1 år. Om du trivs med arbetet kan du ställa upp för omval. Valberedningen tar fram förslag på ny styrelse inför årsstämman, där medlemmarna får rösta.

Vad är skillnaden mellan suppleant och ordinarie ledamot?

Suppleanter fungerar vanligtvis som reserver och träder in med rösträtt när en ordinarie ledamot inte kan närvara. Suppleanter i vår styrelse är dock en viktig del av teamet, men de har inte riktigt samma ansvar som ledamöterna. Även om de inte har rösträtt i normala fall, är allas åsikter lika viktiga att framföra. I vår styrelse förutsätter vi att suppleanter närvarar på mötena för att hålla sig insatta i arbetet.

Är det kul att sitta i styrelsen?

Ja! Det kan stundtals vara krävande, då vi är en stor förening men du lär dig massor och får en inblick i hur fastighetsförvaltning fungerar, samtidigt som du får bättre kontakt med både grannar och leverantörer. Du kommer snabbt att få kunskap om saker du aldrig trodde du behövde veta. Allt ifrån det formella med att sitta i en styrelse, till hur FTX ventilation fungerar.

Hur mycket kontakt har man med andra medlemmar?

Det beror helt på vilka frågor du engagerar dig i. Den som ansvarar för kommunikationen har en del medlemskontakt per mejl, den som har lokalansvarig har mycket kontakt med lokalhyresgästerna men i stort är det ett socialt uppdrag där du får bättre kontakt med dina grannar.

Hur mycket tid tar styrelsearbetet?

Det varierar beroende på hur mycket tid man kan lägga ner och vilka uppgifter du tar dig an. Insatsen kan också gå i perioder, där vissa projekt kräver mer tid. Styrelsen består av heltidsarbetande, vilket visar att det finns plats för alla oavsett livssituation men i slutändan handlar det om att ta ansvar för sina åtaganden och vara noga med att delegera ifall tiden inte räcker till. Vi stöttar och hjälper till varandra i den mån vi kan.

Vad förväntas av mig om jag går med i styrelsen?

Styrelsen har tillsammans beslutat om arbetssätt och riktlinjer som vi strävar efter att följa:

• Vi strävar efter att delta fysiskt vid alla möten och ha minst 75 % närvaro under mandatperioden.
• Vi kommunicerar med interna och externa parter skriftligt för dokumentation och transparens.
• Vi kommunicerar internt via Discord (chatt-kanaler för mer kortlivade diskussioner) och styrelsemejl.
• Vi kommunicerar externt via styrelsemejl (för att hålla det samlat på en plats och för enklare överlämning till ny styrelse)
• Vi svarar på mejl inom 2-3 dagar och försöker svara på meddelanden på Discord inom ett dygn.
• Vi dokumenterar och följer vårt arbete i Trello, som är styrelsens digitala verktyg för arbetshantering.
• Vi känner ägandeskap över våra uppgifter och flaggar i rimlig tid ifall vi inte hinner möta en deadline så att styrelsekollegor kan hoppa in och hjälpa till.
• Vi är öppna, bidrar med tankar och är team players – vi är alla ”amatörer” med olika bakgrunder men det vi har gemensamt är att vi är drivna och nyfikna och vill alltid föreningens bästa.

När brukar styrelsearbetet ske?

Mötena brukar främst bestå av statusuppdatering av uppgifter, diskussioner och beslutsfattande. En del arbete sker under mötena, men annars är det oftast på kvällar och helger för de som jobbar dagtid.

Hur många personer sitter i styrelsen?

Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av minst tre och högst sju ledamöter, samt upp till tre suppleanter.